鉅細靡遺拆解外派工作內容

  • Post category:亞洲職場

透過上篇文章你清楚了解到外派工作能帶你月入斗金,還清債務,短期存到房子頭期款。

然而決定一份工作是否理想,若只看薪水下判斷,不僅易讓人掉入金錢的泥淖之中,

也會讓你低估自身的價值。目前坊間看到的文章大多是在講外派的辛苦與高薪,

鮮少有人能有條理地分析外派工作內容,此篇文章將分為六個小節,帶你看盡外派工作冷暖。

  1. 外派不孤單-你擁有整個團隊
  2. 外派日常工作內容-越級打怪無止盡
  3. 外派職務核心目標-出貨+品管+優化=缺一不可
  4. 用時間表看外派工時-帶你到當地外派一周
  5. 外派男女比例
  6. 同場加映:看不到的工作???

 

  • 外派不孤單-你擁有整個團隊

我是在2015年初外派的,公司是紡織製衣業,外派地點是柬埔寨。當時雖然有同期一起進公司的夥伴,但有人外派去越南,有人去印尼,最後只有我一個人到了柬埔寨。

出發前其實滿緊張的,聽聞柬埔寨海關如同凶神惡煞-「不給錢,就搗蛋」,幸好公司很佛心地安排剛好要出差的學姊帶著我,從上飛機到出關都順順利利:)

到了工廠之後,資深學姊帶著我到工廠四處「打招呼」,針對1995年前出生的朋友說法是「拜碼頭」。以下依序介紹工廠內部重要角色-

 

  • 總廠長

顧名思義是整個廠區裡的老闆,廠區看公司規模可大可小,當初的廠區裡有三間工廠,而總廠長便是同時掌管三間工廠的重要角色。

 

  • 廠長

顧名思義是單指一間工廠的老闆,你的直屬上司

 

  • 樣品室

樣品室是一個專門生產樣衣的單位,辦公室像是小型工廠,有大約20位車縫工人,與一位技師主管。技師就像是整間工廠的技術指導,有任何技術上的疑難雜症通常會請教技師。但因為工廠實在太大,而技師只有一人。所以常見的情況是,實際產線上的技術克服還是要交給車縫現場主管去操心。

 

  • 生管辦公室

當初的生管辦公室裡有約莫2位助理,4位跟單生管,1位生管組長。

 

  • 生產現場

製衣業的生產流程可分為裁剪、車縫、整燙、包裝,除此之外還有儲,每一個流程都有1-2位組長。

 

我當時的工廠台灣人居多,除了生產現場以外,主管大多是台灣籍;但也有很多公司倡導當地化,就會有比較多跟外籍同事互動的機會。另外,在柬埔寨會說華語的華人不少,會在台灣企業上班的柬埔寨人大多也是華人,所以當初我其實還是用中文在工廠裡走跳(汗) 但如果是在越南跟印尼,一定需要學習當地語言。

總之,以上介紹的每一位同事,都是以後要越級打怪的主要夥伴~主要人力組織圖如下:

有了夥伴在旁,才有力量迎戰每一天緊湊的工作內容!

  • 外派日常工作內容-越級打怪無止盡

為什麼說是越級打怪呢?

雖然出發前一個月公司有安排職前訓練,但大多是工管理論與心理建設,實際上的工作內容還是一片模糊。然而,公司對於每一位外派幹部,都是抱有期待的。不會讓年輕的台籍幹部領百萬年薪做沒有存在感的工作。就算是大學新鮮人,也會讓你從管理職做起,外派幹部的工作內容大致分為五大類:

  • 專案改善

帶團隊專心研究產線,提高效率、消除瓶頸,降低成本。

 

  • 品質管理

帶品管團隊監督與改善產品品質,提高商品良率。

 

  • 生產管理

產品能夠順利出貨的核心人物,我當年也是從生管開始做起。從進料、點料、樣衣寄送、包裝方式、生產效率、裝箱單、驗貨到最終出貨,另外還有跟台灣業務交涉,跟當地客人交涉等等,無所不管。

 

  • 現場部門主管

前面提到的裁剪、車縫、整燙、包裝部門主管大多是中國籍幹部,但如果有明顯瓶頸或是生產不順,會派台籍幹部去管理debug。

 

  • 廠務助理

幫忙廠長處理各種大小事,比較常見的是報表整理與分析,排單。

 

以上每一項工作都是直接從做中學,沒有人會手把手的帶著你。但就算是完全沒有經驗的新鮮人,也不用過度擔心,你只要具備融會貫通、舉一反三,加上基礎的社交與溝通能力,應該都可以在短期內順利上手。

 

  • 外派職務核心目標-出貨+品管+優化=缺一不可

對每個在工廠工作的人來說,目標都是一致的-在客人容許的品質標準下,準時出貨。

大家為了這個共同目標,努力地在每個崗位上努力,這應該是最理想的狀態了。但現實上,真的不是一件容易的事情。

 

舉例來說,客人驗貨時抱怨產品品質不好,指出衣服車縫縫線歪斜,整燙不平整,要求工廠重新整理,否則不允許在本周交期出貨。

 

然後在稍晚的內部會議上,你會聽到各個部門表示他們已經盡力了,都是其他部門的錯,整燙怪車縫沒車好,車縫怪布沒裁剪好,裁剪怪布品質差等。

 

當各部門都已經吵起來,會議越來越歪樓的時候,台籍幹部必須要具備查核真相的能力並主導事情往好的地方發展當所有人都忘記初衷,為了卸責爭論不已時,台籍幹部是那個能夠提醒團隊目標在哪裡,並帶領大家前進的領頭羊。

 

但一個小菜鳥要怎麼帶領團隊前進呢?

「同事怎麼可能聽我的?」

「每個人都比我資深,我什麼都不懂」

沒錯!每個人都比你資深而且一開始也不會聽你的。

 

但以我自己的實例經驗來說,大概3個月後便擁有話語權。理由很簡單,如果今天你表達意見的方式比誰都沉穩提出對生產出貨有實質幫助的建議的話,那麼主管會欣喜地把發話權給你:)

 

  • 用時間表看外派工時

終於要帶大家看看外派幹部到底都在忙什麼了,這是我自己非常期待的一塊,雖然當初真的覺得累得不像人

以下是我在生廠當生管時每週的行程表。如前所述,生管主要控管生產流程,小從文件維護、會議準備,大至處理異常、與客人、業務交涉等等。

外派時間表

 

透過以上表格你可以清楚了解,時間被切的非常瑣碎,且要對應的人相當多,內外部人員都有。雖然我試著用時段來區分,但在工廠工作跟在辦公室最大的不同就是,你沒有辦法一次只專心做一件事情,必須抱著時常被打斷的心理準備做事。這也是為什麼我需要排那麼多時間在編輯裝箱單或確認樣衣,因為常常文件打到一半就被驗貨QA叫去驗貨室交涉(苦笑)。

 

佔據我工作時數最多的項目是文件編輯與確認、二是與台北業務交涉、三是驗貨相關。然後還有一連串的會議與日程確認、異常處理,到現場當監工等等。

 

一週工作總時數大概為59小時,平均每天工時為9.8小時。

以下用圓餅圖呈現各項工作時間占比,依序排列。

可以得知工作時間的前三名的佔比其實不到15%,跟後面幾項工作項目的差距也不大,所以每次親朋好友問我生管主要工作內容是什麼,我都會幽幽地說「關於生產出貨的一切都算我的」。

 

文章到這裡,已經將外派的工作內容與工時介紹完畢。因為我自己是女生的關係,所以想多花點篇幅說明外派的男女比例,與不可不知的隱藏版工作

 

  • 外派男女比例

因為地點大多是荒郊野外,外派幹部的性別比非常不均衡。我當年那期的外派幹部還只有我一個女生。但感謝前司的貼心,派人超好的業務學姊帶我到工廠熟悉環境約一個月。

但我想不是每間公司都這麼佛心,所以心理建設(mindset)很重要,妳的心態決定妳的行為與反應

 

工作上,雖然大家普遍會對女同事們多給一些出錯的空間,但也有遇過看妳是可愛妹子就把妳的管理建言當空氣的情形。

 

環境上,外派地點往往基礎建設落後,三不五時跳電、蚊蟲飛舞、水質不好,我因為急性腸胃炎半年內就醫兩次。生理期來的時候,以上這些讓人煩躁的事情都會被放大,情緒也會跟著起伏波動。

 

文化差異,看到台灣來的可愛妹子,熱情工人想跟妳搭肩自拍合照都可能有(真的遇過),如果平常妳是個喜歡與人保持社交距離,沒事不要互相搭惹的話,那真的要三思是否能良好處理這樣的互動。

 

那會鼓勵女生外派嗎?

我的答案是,絕對會!

 

在一個陽剛的組織當中,女孩們因為心思細膩、較擅長溝通交涉、做事細膩,往往給人比較可靠的形象,能見度也比較高。

 

  • 同場加映:看不到的工作???

雖然每天工作已經相當忙碌,但讓人更疲累的還有工作以外的社交活動。

 

一群台灣人在外往往會團體行動,一來是彼此有個照應,二來是語言的關係。所以再說一次,如果你是個平常享受保持社交距離的人,絕對要三思自己是否能夠融入這個大家庭。

 

廠長相揪吃飯、打牌、唱歌,踏青隨時有,若你平常過年已經對長輩苦手,建議你務必三思。我看過很多人(包含我自己),把與同事及主管的社交活動當做加班,最後就是休假日心還很累,工時暴增。

 

看完以上外派的工作內容與工時,還覺得外派的薪水很高嗎(笑)

 

其實當生管的這半年真的讓我心力交瘁,但我還是沒有放棄,把選擇權握在自己的手裡成功運用個人特質與技能,轉到一個我能大放異彩的舞台,繼續我的外派人生。

想知道我怎麼做到的嗎?請看下一篇文章-

你被外派工作侷限住了嗎? 如何利用外派工作跳得更高更遠?

歡迎加IG知道更多海外情報喔~

Follow Me!