荷蘭企業實習心得-我在法商Danone供應鏈總部做什麼?

隨著實習即將結束,透過這篇 荷蘭企業實習心得-我在法商Danone供應鏈總部做什麼? 跟大家分享我在Danone實習的過程與心得。透過以下四大章節,給想在荷蘭工作的你/妳,滿滿的實用情報與建議!

1. 實習初期-如何克服壓力與確立目標

2.如何學得更廣更深?只做好日常的事情還不夠

3. 淺談轉正職這件事-人人有機會,個個沒把握

4. 實習結束前,要帶走的四件事-專業能力、推薦函、Linkedin Network、業界情報

FMCG照片
世界知名品牌都在這,有你喜歡的牌子嗎?photo cr. zohar manor

首先想跟大家介紹我在Danone實習的職稱與工作內容。

 

我實習的單位是Danone供應鏈總部的採購部門主要職責是掌管供應商使用的線上採購平台確保供應商可以順暢地在平台上確認訂單與交期。每天需要與各國供應商及平台系統商互動解決任何突發狀況與系統異常有點像是IT + Customer service + PM的感覺。

 

我自己滿喜歡用系統做事也喜歡debug,加上現在平台都做的很平易近人不需要code背景就能上手所以還滿喜歡這個工作內容的:)

  • 實習初期-如何克服壓力與確立目標

雖然之前面試已跟主管粗略聊過工作內容但從未有實習經驗的我(遙想當年讀大學時實習文化沒有現在興盛)心情還是相當緊張

很幸運地主管幫忙規畫了為期一個月的交接期讓當時的實習生手把手帶著我。

因為疫情的關係一切的交接都是線上進行每天準時9點上線,會議、交接會議交接,Email一封一封帶縱然沒有進辦公室但因為會議一場接一場精神緊繃一整天感覺比待在辦公室更疲累

實習生離職後約莫一個月間我都處在十分焦慮的狀況當中自己開始獨當一面面對來自世界各地的供應商判斷這個問題該找內部IT還是系統商? 還是該cue供應商的IT出來幫忙

加上大家英語口音程度都不一樣,也有許多因為語言不通造成的隔閡 ()

雖然每天日子都過得滿充實的但感覺有點被動有點不確定怎麼做才好的時候我想起了跟實習生之前的對話他那時問過我我喜歡“Running mode”還是“Project mode”的工作?

簡單來說非管理職的工作內容型態可以簡單分為兩種: “Project mode “ “Running mode”。

前者偏專案改善後者則是每天上班必做的事情。Running mode的工作對於公司來說非常重要沒有人把關的話,供應鏈就有缺口生產就不能順暢地運作。

但對於職涯發展來說,Project mode可以訓練個人的專案執行能力在履歷上也比較好呈現成果。

然而這份實習的工作內容偏重“Running mode”,每天開機後都有需要處理的事情像是供應商反應看不到平台上的訂單打開平台畫面顯示不出來下載了報表但欄位數據怪怪的總之有各種千奇百怪的問題需要debug。

所以當初在實習生問我喜歡哪一個的時候我說兩者都很重要但比不出哪一個比較喜歡

他則很明確告訴我,他喜歡做Project,但在他實習的這段時間內因為疫情的關係打亂了他的計畫所以最後他沒有做到Project,實習就這樣結束了非常可惜。

我想起了這段對話然後下定決心實習結束前我要做好一個專案再離開。

  • 如何學得更廣更深?只做好日常的事情還不夠

立好了目標之後,接著就看如何執行了。

我很幸運地,前任實習生在離職前跟我分享很多專案點子,我後來選擇其中一項作為專案主軸。

跟主管提出討論時,主管當然樂見有人要做流程改善,但也不忘給我一個小小叮嚀「Running的事情做完後有空再做Project就可以了。」當時主管的語氣聽起來比較像是怕我過勞XD 但其實我非常期待做Project : )

雖然日常要做的事情(前面提過的平台維護、跟供應商對應等等)跟小山一樣高,但為了要做專案,我花了不少心力安排時間,才有會時間進行專案。

我做的專案是需要培訓、輔導公司內部工廠端使用該訂單平台。

從蒐集各工廠的意見與使用心得(找痛點)開始,然後製作相對應的訓練教材,接著設計視訊課程,再一一與全球重點工廠約視訊會議。

有別於系統開發商的制式教學,我的目標是提供適合公司的工廠同仁使用的完整訓練課程與講義。比起過往都只跟供應商互動,透過做專案,我多了認識內部同事與組織的機會。也對整間公司有更廣的認識。

另外,以往都是面對來自供應商的疑難雜症,面向比較單一;透過回答工廠同事的問題,我得以重新審視這個系統的優點與缺點,也對這個系統的應用與特點有更全面的認識。

記得過程中有個插曲,因為有非常多工廠在法國,所以我當初有收到法國同事的來信詢問:請問這個訓練,可以安排法文版的嗎?

我當下有點小慌張,想說主管該不會也支持我做英、法語兩種版本的吧~ 但是這樣我可能會花大量時間英翻法製作講義,就算講義做得出來,訓練課程我也沒辦法用法語口說啊(汗)

跟主管討論過後,因為公司內部的官方語言是英語,所以希望法國窗口同事負責翻譯事宜,我只需要做一個版本就可以了。

解決掉這個插曲之後,就趕緊開始聯繫各地區的窗口同事,敲定訓練日程,因為我的實習只剩下2個月不到了,每一分一秒都很寶貴。

最後法國的工廠同事還是有來參加線上訓練課程,而且還是有努力的用英語問問題,讓我覺得非常地感動~~~

  • 淺談轉正職這件事-人人有機會,個個沒把握

因為我的工作是不需請示主管,每天自己對應供應商與其他單位的同事,所以平常跟主管交流的機會極少

這時候每週的1 on 1會議顯得特別重要,是一個可以與主管交流,問問題與聽feedback的機會。

問問題不完全是為了展現積極度主要是為了增進自己的工作能力,從主管口中獲得的反饋,與他她做事的邏輯,每一項建議都極為珍貴。

這邊也要建議大家如何在有限的資源內,獲得最多收穫,都需要靠自己積極的去問去執行將主管當作你最好的NPC,盡可能的問他問題就對了!

接著在某次的對談當中主管說他有意讓這個實習工作轉為正職並問我的看法怎麼樣

我當時因為對未來正職的工作內容有很多疑問很直接地問對方那正職的工作內容具體上會有哪些? 因為如果只是管理系統的話應該不太需要開到一個正職職缺

主管則表示這個部分他還在思考也還未正式跟上層確定要徵人需要確定後才能跟我更新

得知有正職的消息我當然很開心但一方面也會考慮很多實際的問題工作內容我是不是真的喜歡? 工作的未來發展? 公司文化適合我嗎? 也是透過這個消息我才頭一次靜下來地思考這些問題。

另外我在實習工作之外的時間,也固定刷內部求才網站與Linkedin。隨時保持積極尋求機會的心理狀態多看多聽多跟別人聊天。

同時也是做好風險管理不將雞蛋放在同一個籃子裡。這樣在日後跟HR談轉正細節時也比較能知道外面的市場行情比較不會被牽著走。

  • 實習結束前,要帶走的四件事-專業能力、推薦函、Linkedin Network、業界情報

不論實習最後有沒有順利轉正能帶得走的東西無價。

首先是專業能力像是簡報能力,如何在短短10-20分鐘的會議中有效的呈現要溝通的內容

跨部門溝通能力,大公司很常遇到很像RPG遊戲的狀況,如果問的問題不夠精確很容易找錯人,你會發現emailcc越來越多不相干的人,案子一週拖過一週,很難有效率地解決。

整合與執行力舉例來說現在公司很多系統軟體都是外包,專業的設計給外人做而公司內部則需要有人跟外部廠商互動然後將資訊帶回來給相關部門確認人人都有可能是Project Manager。如果能在實習的時間內累積這些專業能力不僅是對未來求職有幫助自己的信心也會大幅增加喔!

接著是主管的推薦信。之後找工作時可以將主管的推薦信當作附件與CV一起附上主管對你的正面評價是最好的加分武器。

還有同事間的Linkedin Linkedin能給你的資源超乎想像加上大家普遍對於Linkedin上的互動抱持正面的態度日後有問題想詢問或是看同事跳槽去哪裡都很方便喔! 別讓彼此的緣分跟著實習結束喔!

最後是產業情報實習半年間可以知道很多產業相關的知識與資訊大至產業現況、未來發展趨勢小至相關公司的薪資與福利、建議平常可以將聽到的資訊簡單記下來日後要找工作時很實用喔!

另外,想跟大家推薦以下文章,完整列出了8個你不能錯過荷蘭實習的理由,對荷蘭實習有興趣的朋友,點進去看看吧:)

8 reasons to find Internship in Netherlands

 

給還沒有看過其他實習系列文章的朋友,這邊都幫你整理出來了,每一篇都有滿滿的情報,千萬不要錯過喔:)

供應鏈重鎮與人才的綠洲-為什麼外商總部都要落腳荷蘭?

在荷蘭找實習,面試心得系列①-美國食品大亨Kraft Heinz  

在荷蘭找實習,面試心得系列②-全球乳製品龍頭Danone

在荷蘭找實習,面試心得系列③-求職者面試認知的落差

今天這篇講了比較多細節希望對想在荷蘭找實習的你有所幫助有任何問題都歡迎底下留言或是 IG inbox! 

 

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